Como fazer uma ata de reunião?

Você já sabe que a ata é um documento essencial para registrar deliberações que acontecem em reuniões e assembléias de uma Sociedade Anônima (S.A). Também sabe que pode ser usada como um documento legal e ajuda no acompanhamento de ações que precisam ser implementadas. Mas como fazer a ata de reunião? Confira o nosso passo a passo:

Ata de uma reunião formal

Com linguagem formal, ela deve ser assinada por todos os integrantes e pode até ser registrada em cartório como um documento oficial. De maneira geral, possui as seguintes informações essenciais

 Abertura da ata

Com data, local, horário e nome da instituição. Esses são os dados mais básicos, que devem ser preenchidos no início do documento para evitar esquecimentos ou erros

Identificação da pauta

Essa identificação nada mais é do que o tema, ou seja, o propósito/motivo/ordem do dia da reunião foi realizada.

Detalhamento da reunião

Após a identificação da pauta, deve-se fazer um detalhamento da reunião, citando as informações em ordem cronológica de acordo com os principais assuntos discutidos, as votações realizadas e seus resultados e todas as decisões tomadas.

Dessa maneira, as atas podem ser usadas para consultas futuras, com o objetivo de esclarecer dúvidas sobre os temas abordados.

Registro de novas reuniões

Durante as reuniões e assembleias é comum acordar datas para novos encontros ou finalizações de processos. Essas informações também devem ser inseridas na ata, como um lembrete do que foi programado.

Lista de presença

A ata também precisa ter a identificação dos participantes, com nome, cargo, assinatura individual de todos os presentes e a justificativa dos ausentes.

Confira a seguir um modelo básico de ata:

MODELO BÁSICO DE ATA DE ASSEMBLÉIA

COLOQUE AQUI O NOME EMPRESARIAL

NIRE

CNPJ

DATA/HORA E LOCAL – Aos xxxx de dezembro de 2.002, às dez horas, na sede da sociedade, na rua xxxx nº xxxx, Bairro xxxxx em xxxxx, em (nome do Estado), CEP xxxxxx; PRESENÇA – sócios representando mais de ¾ do capital social; COMPOSIÇÃO DA MESA – xxxx, presidente, xxxx, secretário; PUBLICAÇÕES – anúncio de convocação, no (órgão oficial do Estado) e no (jornal de grande circulação), nas edições de xxx, xxx e xxx do corrente mês, às fls … e.., respectivamente; ORDEM DO DIA – tomar as contas dos administradores e deliberar sobre o balanço patrimonial e o de resultado econômico; DELIBERAÇÕES – após a leitura dos documentos mencionados na ordem do dia, que foram colocados à disposição de todos os sócios, trinta dias antes, conforme recibo, postos em discussão e votação, foram aprovados sem reservas e restrições; ENCERRAMENTO E APROVAÇÃO DA ATA. Terminados os trabalhos, inexistindo qualquer outra manifestação, lavrou-se a presente ata que, lida, foi aprovada e assinada por todos os sócios.

aa) xxxx, presidente

aa) xxxx, secretário

aa) xxxx, conselheiro

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