Como fazer uma ata de reunião?

Você já sabe que a ata é um documento essencial para registrar deliberações que acontecem em reuniões e assembléias de uma Sociedade Anônima (S.A). Além disso, também sabe que ela é um documento legal e ajuda no acompanhamento de ações implementadas. Mas como fazer a ata de reunião? Confira o nosso passo a passo:

Ata de uma reunião formal

Antes de mais nada, o que é uma ata? Com linguagem formal, é um documento essencial, assinado por todos os integrantes e até registrado em cartório como um documento oficial. De maneira geral, possui as seguintes informações essenciais

 1.Abertura da ata

Então, o que consta nela? Data, local, horário e nome da instituição são os dados mais básicos. Por isso, lembre-se de preenchê-los no início do documento para evitar esquecimentos ou erros

2.Identificação da pauta

Essa identificação nada mais é do que o tema, ou seja, o propósito/motivo/ordem do dia da reunião foi realizada.

3.Detalhamento da reunião

Após a identificação da pauta, deve-se fazer um detalhamento da reunião, citando as informações em ordem cronológica de acordo com os principais assuntos discutidos, as votações realizadas e seus resultados e todas as decisões tomadas.

Dessa maneira, as atas são instrumento para consultas futuras, com o objetivo de esclarecer dúvidas sobre os temas abordados.

4.Registro de novas reuniões

Durante as reuniões e assembleias é comum acordar datas para novos encontros ou finalizações de processos. Essas informaçõesinseridas na ata servem como um lembrete do programado.

5.Lista de presença

A ata também precisa ter a identificação dos participantes, com nome, cargo, assinatura individual de todos os presentes e a justificativa dos ausentes.

Confira a seguir um modelo básico de ata:

MODELO BÁSICO DE ATA DE ASSEMBLÉIA

• COLOQUE AQUI O NOME EMPRESARIAL
• NIRE
• CNPJ
• DATA/HORA E LOCAL – Aos xxxx de dezembro de 2.002, às dez horas, na sede da sociedade, na rua xxxx nº xxxx, Bairro xxxxx em xxxxx, em (nome do Estado), CEP xxxxxx; PRESENÇA – sócios representando mais de ¾ do capital social; COMPOSIÇÃO DA MESA – xxxx, presidente, xxxx, secretário; PUBLICAÇÕES – anúncio de convocação, no (órgão oficial do Estado) e no (jornal de grande circulação), nas edições de xxx, xxx e xxx do corrente mês, às fls … e.., respectivamente; ORDEM DO DIA – tomar as contas dos administradores e deliberar sobre o balanço patrimonial e o de resultado econômico; DELIBERAÇÕES – após a leitura dos documentos mencionados na ordem do dia, que foram colocados à disposição de todos os sócios, trinta dias antes, conforme recibo, postos em discussão e votação, foram aprovados sem reservas e restrições; ENCERRAMENTO E APROVAÇÃO DA ATA. Terminados os trabalhos, inexistindo qualquer outra manifestação, lavrou-se a presente ata que, lida, foi aprovada e assinada por todos os sócios.
• aa) xxxx, presidente
• aa) xxxx, secretário
• aa) xxxx, conselheiro

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