O que é uma ata de reunião e qual a sua importância?

A ata tem um papel essencial nas Sociedades Anônimas. É por meio dela que ficam registradas as decisões de uma reunião. Continue lendo para saber mais sobre a importância deste documento.

Antes de mais nada, o que é uma ata?

A ata é um documento oficial, técnico, que registra decisões e argumentos previamente apresentados durante as reuniões.

Dessa forma, a ata de reunião funciona como uma espécie de arquivo, consultado sempre que necessário para rever o que ficou decidido durante uma Assembleia Geral ou reunião de Diretoria de uma S.A, por exemplo. Além disso, ela é uma espécie garantia de que o assunto abordado não será esquecido já que, após a consulta, pode-se verificar o andamento dos pontos registrados nela.

Há necessidade de assinar a ata?

Se for um documento apenas para uso interno, a assinatura dos participantes da reunião não é obrigatória. Ou seja, um e-mail que vai pontuar registros na reunião é uma alternativa para essa assinatura.

Nesse caso, basta pedir que os destinatários do e-mail respondam se há alguma discordância dentro de um prazo determinado. Caso isso aconteça, vale voltar ao ponto em aberto até que haja um consenso.

Importância do documento na reunião

Conforme dissemos anteriormente, a ata é uma ferramenta importante para planejamento e cobrança de resultado. Já que, a partir das definições em reuniões ou assembleias, acontecem decisões que exigem ações necessárias.

Quanto maior for o grupo envolvido nessas reuniões ou assembleias, maior será a importância de controlar as discussões. E é justamente por isso que a ata se torna uma ferramenta facilitadora já que registra todas as deliberações, os compromissos e quem deve colocá-los em prática.

Vale lembrar que a ata também pode servir como documento legal. Por isso, é importante redigi-la com técnica e formalidade já que, se houver necessidade, ela funicionará como instrumento em algum caso judicial. Pensando nesta questão do uso legal da ata, vale pontuar que é interessante colher todas as assinaturas dos presentes.

Quer saber mais sobre como fazer uma ata? Continue navegando em nosso blog!