Os Desafios na emissão e monitoramento de notas fiscais

A emissão de notas fiscais eletrônicas foi pensada como substituta para a nota fiscal de papel – e assim facilitar o envio pelos prestadores e recebimento pelas empresas tomadoras de serviço.

O processo é feito todo de maneira digital, tornando a operação muito mais organizada e dinâmica.

Porém, mesmo com essas facilidades, a emissão e monitoramento de notas fiscais também oferecem desafios em alguns aspectos.

Principalmente se o volume de emissão for grande. É necessário um controle rígido e também um gerenciamento, para não incorrer em erros e não gerar problemas futuros com clientes ou com fiscalização.

Com a adoção de algumas estratégias é possível otimizar o processo e melhorar os resultados, e principalmente ter uma segurança em relação a gestão das notas fiscais.

Primeiramente, é necessário criar o hábito de organizar as notas fiscais de modo que elas não sejam extraviadas ou esquecidas nos e-mails por conta de alguma falha humana ou do sistema da empresa.

As notas fiscais podem ser organizadas de acordo com a data de emissão ou de recebimento, ou da empresa destinatária, de acordo com o que ficar melhor para a sua empresa.

Recomenda-se também o armazenamento das notas em pdf na nuvem, pois assim diminui os riscos de perda de dados caso o computador do responsável quebre ou tenha os dados corrompidos.

Existem softwares de gestão de documentos fiscais, que oferecem a possibilidade de guardar os dados e organizar as notas fiscais, permitindo acesso fácil as informações a qualquer momento. Pode ser um bom investimento para a empresa.

Rotinas de Trabalho

É importante estabelecer uma rotina de trabalho com a equipe. Definir a responsabilidade de cada colaborador e o passo a passo necessário para cumprir a tarefa.

Um fluxograma pode ser criado envolvendo o setor responsável pela emissão e monitoramento das notas fiscais.

Com uma rotina bem estabelecida, toda a empresa consegue ter acesso mais fácil e rápido para saber quem vai receber o produto, quem vai conferir a nota com o pedido, o responsável do financeiro que irá controlar o recebimento da nota e quem irá armazená-la para futuro controle ou fiscalização.

Um detalhe importante é que é bom conferir no site da Receita Federal se a nota fiscal é autêntica, e se todas as informações estão corretas.

Esse procedimento traz segurança tanto para a empresa que toma quanto para a empresa que presta o serviço e também contribui para a redução de problemas com a fiscalização.

Não se esqueça também que a DANFE é apenas um documento auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica. Fique atento ao receber um DANFE, e confira se ele é ligado a um XML recebido pela empresa, pois para o Fisco, o que importa é o arquivo XML.

Prazos para pagamento

 Depois que você estiver com todo procedimento relacionado a emissão, recebimento e armazenamento de notas fiscais em ordem, é importante criar uma rotina para conferência de pagamentos.

Crie um controle, para conferir as datas de pagamento, de acordo com as datas de vencimento de cada nota fiscal.

Uma conferência semanal por exemplo, pode garantir que o controle seja mais efetivo.

Com essa organização, você consegue garantir que as contas fiquem em dia, e o controle de recebimento e pagamento não tenha nenhum furo, isso evita pagamento de juros e multa por parte de quem toma o serviço.

Manter um bom relacionamento com clientes e fornecedores também é fundamental. Afinal, por mais capacitada que seja sua equipe do setor fiscal ou financeiro, ela está sujeita a erros.

Então, no caso você precise fazer alguma alteração, correção ou cancelamento de alguma nota fiscal, esse vínculo será fundamental para que você não pague nenhuma taxa ou enfrente a burocracia do governo para corrigir ou reemitir uma nota fiscal.

A importância de um contador

Dúvidas com relação a emissão de notas fiscais sempre vão existir por isso é importante que você entre em contato com o contador e converse abertamente sobre a situação.

Peça a ele para sempre te manter atualizado sobre as mudanças legais, alíquotas e recursos tecnológicos que possam te ajudar com essa gestão.

Esse relacionamento é importante porque além de reduzir as chances de erros, você ficará sempre atualizado e conseguirá desenvolver estratégias inovadoras para seu negócio.

O conhecimento dos profissionais de contabilidade é indispensável, tanto sobre a técnica quanto sob a ótica estratégica, pois os contadores têm muitas informações a oferecer para empresas, independente do tamanho delas.

O contador também pode te ajudar a treinar e capacitar sua equipe, pois além de fazer uma gestão adequada de documentos, prazos de pagamento, também é preciso entender o que diz a lei, quais são os riscos e benefícios do armazenamento e quais as melhores práticas para fazer um controle de acordo com as necessidades da empresa.

Por isso é necessário investir em treinamentos e capacitações constantes. Pode ser através de cursos, palestras, ou solicitar ao contador que ele mesmo forneça um treinamento para a sua equipe financeira, orientando e esclarecendo dúvidas que surgirem na rotina de trabalho.

O prazo de armazenamento dos arquivos XML de notas fiscais eletrônicas é de 5 anos.

Durante esse tempo, a empresa pode sofrer alguma fiscalização se não apresentar algum documento XML, e pode sofrer multas.

É importante lembrar, como já dissemos anteriormente, que o arquivo XML é o único válido em caso de fiscalização, o DANF-e e DACT-e não tem validade fiscal para isso.

Automatização de processos

A automatização do processo de emissão e monitoramento de notas fiscais pode ser uma boa saída, principalmente para empresas grandes.

Além de reduzir o índice de falhas humanas, você poderá ter uma visão mais ampla das contas, através de relatórios gerenciais que os sistemas fornecem, conseguindo criar estratégias que vão visar uma gestão melhor do negócio como um todo.

Assim, será possível reduzir custos com equipe, melhorar desempenho e ainda simplificar o trabalho que envolve o controle e emissão de relatórios pelo setor financeiro da empresa.

Utilizar um sistema traz mobilidade, melhora o atendimento ao cliente e aumenta satisfação e a segurança dos funcionários.